Как сделать чек лист в Гугл таблицах

Чек-листы — популярный метод организации работы. Ringostat расскажет, как составлять и оформлять чек-листы. Мы также даем инструкцию, как создать в Google Таблицах чек-лист для командной работы, и приводим подборку готовых чек-листов для маркетологов и менеджеров по продажам.

Время чтения: 12 минут

1. Что такое чек-лист
2. Преимущества чек-листов
3. Недостатки чек-листов
4. Откуда взялись чек-листы
5. Виды чек-листов
6. Как составить чек-лист
7. Как оформить чек-лист в Google Таблицах
8. Чек-листы для маркетологов и менеджеров по продажам
9. Выводы

Что такое чек-лист

Чек-лист — это список вещей, которые должны быть сделаны и отмечены. Они помогают организовать время и выполнить все необходимые действия.

Преимущества чек-листов

1. Создание чек-листа помогает депомпозировать большую задачу и оценить реальный объем работы над ней.
2. Информация зафиксирована в письменном виде, так что сложно забыть о необходимых делах.
3. Сразу становится понятно, что и в каком порядке нужно сделать.
4. Выполнение дел и расставление отметок «готово» делает прогресс в работе наглядным и осязаемым.

В целом чек-лист помогает выполнить сложную задачу «маленькими шажками» и не упустить важные детали.

Как создать чек-лист для летнего отдыха в Google-таблицах

Недостатки чек-листов

1. Составление чек-листа может быть формой прокрастинации, когда вместо выполнения простой задачи люди тратят время на чрезмерно детальное планирование.
2. Другие люди, в том числе коллеги и подчиненные, могут саботировать работу по списку. Частые аргументы: «Тут и так все понятно» и «Раньше прекрасно работали, а теперь время на это тратить». Внедрение требует тщательной работы со всеми, кто будет использовать инструмент.
3. После внедрения типовых чек-листов сотрудники скорее будут слепо двигаться по готовому алгоритму, чем привносить что-то новое в процесс работы.

Откуда взялись чек-листы

История возникновения чек листов связана с авиацией. По крайней мере, именно ей приписывают контрольные списки как официальное явление.

В 1930-х американская армия заказала новые самолеты — тяжелый бомбардировщик Boeing Model 299. Испытания прототипа прошли неудачно: аппарат остановился в воздухе, упал и загорелся. Газеты окрестили бомбардировщик «слишком сложным, чтобы на нем летал человек». Управление действительно было сложнее, чем на других самолетах того времени. Производитель не стал упрощать летательный аппарат, а создал список для пилотов, что делать:

• перед взлетом;
• при взлете;
• в полете;
• при посадке;
• после посадки.

Пример чек-листа для пилотов B-17

Все детали были перед глазами у пилота, а не только в его памяти. Решение сработало, и впоследствии армия заказала более 12 тысяч таких самолетов — более известных как «Летающая крепость» B-17.

Checkboxes Google Sheets. Флажки и их применение. Урок 25.

Вскоре чек-листы «перекочевали» в другие сферы жизни. Например, контрольный список перед запуском «Аполлон-11» (первая высадка людей на Луну) состоял из 100 страниц. Астронавту Майклу Коллинзу приписывают фразу, что чек-листы были четвертым членом экипажа той миссии.

Но чек-листы подошли не для всех сфер. Например, Всемирная организация здравоохранения предложила внедрить списки, в которыми следовало сверяться до операции. Эксперименты показали, что эти чек-листы втрое сокращали количество осложнений и вдвое уменьшили летальность. Но когда их стали внедрять массово, инструмент оказался не такими эффективными. Врачи сопротивлялись нововведению, утверждали, что им неудобно отвлекаться во время операции, а также называли чек-листы нелогичным.

Виды чек-листов

По назначению чек-листы можно разделить на следующие.

1. «Прочитал — сделал». В таких руководствах нет чекбоксов, а действия обязательно выполняются друг за другом. К этому типу можно отнести список дел перед открытием магазина поутру, или рецепт выпечки.
2. «Сделал — отметил». В таких листах перечисленны действия, которые следует выполнить, но порядок их выполнения не принципиален. Они позволяют отметить все готовые дела, чтобы ничего не пропустить. Сюда можно отнести пункты проверки контента перед публикацией или список вещей в путешествие.

Как составить чек-лист

Чек-листы составляют, чтобы выполнить перечисленные в нем задачи и достичь определенной цели. Сформулируете желаемый результат и разбейте его на подзадачи. Дробите задачи до тех пор, пока не получите список дел, которые можете выполнить с ходу, за один раз.

Допустим, ваша цель — привлечь больше лидов из контекстной рекламы. Задачи здесь:

• оценить эффективность текущих активностей;
• оптимизировать кампании;
• отследить результаты оптимизации.

Эти задачи слишком обширны для чек-листа, их нужно разбить на конкретные действия:

• подключить коллтрекинг ;
• проанализировать отчеты об эффективности рекламы;
• прослушать записи звонков в поисках инсайтов;
• отключить неэффективные кампании;
• перераспределить бюджет на эффективную рекламу и т. д.

Чтобы контрольный список помогал выполнять дела, соблюдайте простые правила составления чек-листов.

1. Пишите просто. Одна строка — одно действие. Все витиеватые обороты и вводные предложения выносите отдельно. Вместо «заполнить отчет, как только получу информацию» сделайте два пункта: «получить информацию» и «заполнить отчет».
2. Пишите кратко. Список из нескольких десятков строк может выглядеть устрашающе и отбивать всякое желание выполнять дела.
3. Только главное. Сконцентрируйтесь на заданиях, невыполнение которых принесет наибольшие проблемы.
4. Группируйте пункты. Объедините дела, которые нужно делать последовательно. Записывайте рядом дела, которые нужно выполнять в одной программе, на одной локации или с одними и теми же людьми.

Как оформить чек-лист в Google Таблицах

Google Spreadsheets — бесплатный сервис для онлайн-работы с таблицами. Создать чек-лист в Google Таблицах очень просто. В одном столбце перечислите задачи, затем выделите соседний столбец и выберите Вставка — Флажок.

В каждой ячейке появятся чекбоксы, в которых можно отмечать выполнение. Таким списком можно пользоваться даже со смартфона, если установить на него приложение Google Таблицы.

Теперь настроим автоматический подсчет прогресса. Для начала посчитаем, сколько всего задач нужно выполнить. В этом поможет функция СЧЕТЗ или COUNTA:

=СЧЁТЗ( диапазон с пунктами чек-листа )

Важно! Функция СЧЕТ, которую сперва подскажет использовать справка здесь бесполезна. Она считает ячейки только с цифрами, а список дел обычно представляет собой текст.

Затем посчитаем, сколько пунктов уже отмечены. Для этого используйте формулу СЧЁТЕСЛИ , она же COUNTIF.

=СЧЁТЕСЛИ( диапазон с чекбоксами ; «=true» )

Под конец можно рассчитать процент выполнения. Для этого поделите количество выполненных пунктов на общее число дел и задайте ячейке формат процентов.

Этого достаточно для самоорганизации, но некоторые дела нужно выполнять в команде. Чтобы работать над чек-листом вместе с другими людьми, добавьте столбец «Исполнитель» и укажите ответственных.

После этого создадим проверку прогресса для каждого. Выпишите отдельно каждого исполнителя, если их много, поможет функция UINQUE.

=unique( диапазон, в котором заданы исполнители )

Так вы получите список всех, кто работает над чек-листом

Затем посчитайте количество пунктов для каждого с уже знакомой функцией СЧЁТЕСЛИ (COUNTIF) .

=СЧЁТЕСЛИ( диапазон, в котором обозначены исполнители ; ячейка, с именем конкретного исполнителя )

Теперь выясним, сколько выполненных задач у каждого участника. Для этого нужна функция СЧЁТЕСЛИМН (COUNTIFS). Она позволяет задать несколько условий для подсчета пунктов:

• первым условием будет имя исполнителя;
• вторым — галочка «выполнено».

=СЧЁТЕСЛИМН(диапазон с именами; имя исполнителя; столбец с чекбоксами; «=true»)

В итоге получаем количество выполненных задач для каждого. А дальше уже можно высчитать процент готовых дел для каждого, как делали ранее:

Вы можете скопировать себе готовый шаблон этого чек-листа по ссылке:

Откройте и скопируйте документ на свой диск.

Чек-листы для маркетологов и менеджеров по продажам

Мы регулярно составляем чек-листы по работе с рекламой и по продажам. Вот несколько статей, которые помогут вам в работе с Ringostat и в решении текущих задач. В статьях мы подробно описываем, как выполнить каждый шаг.

1. Все ли возможности коллтрекинга вы используете
2. Как выбрать виртуальную АТС
3. Как правильно оформить бизнес-профили в социальных сетях
4. Как проанализировать конкурентов
5. Как проверить входящие внешние ссылки на сайт
6. Как написать убедительный кейс

Выводы

1. Чек-лист — это список заданий, которые нужно выполнить и отметить.
2. Считается, что чек-листы начали применять в авиации. Компания Boeing выпустила контрольные списки для управления самолетами B-17, что помогло пилотам правильно готовиться к полету и посадкам.
3. По принципу применения чек-листы можно разделить на последовательные инструкции и те, в которых порядок действий не столь важен.
4. Чтобы составить чек-лист, сформулируйте цель и задачи, которые к ней приведут. А затем декомпозируйте задачи до конкретных действий.
5. Воспользуйтесь нашим шаблоном, чтобы создать чек-лист в Google Таблицах. В нем можно отслеживать прогресс выполнения плана каждым участником команды.

Источник: blog.ringostat.com

Курс Таблицы Google → Разбор примера. Чеклисты и эмоции в Таблицах Google

На Facebook хорошо разошлась таблица со связкой Чек-лист + emoji.
Было отправлено много ссылок на исходник, но также были вопросы как это работает.

В этой таблице не все используемые фишки видны невооруженным глазом, поэтому сейчас мы разберем каждый из шагов.

Фиксирование колонок и строк

Видим широкие границы. В случае, если эта таблица выйдет по контенту за рамки экрана вправо или вниз — первая строка и первая колонка, всё рано будут на видимом экране. Есть видео как зафиксировать колонки и строки.

Если коротко:

Меню — Вид — Зафиксировать — 1 колонку
Меню — Вид — Зафиксировать — 1 строку

Добавление чекбокса в ячейку

Основные элементы управления в примере — ячейки с чекбоком(галочкой). Подробно разбираем эту опцию в видео Как сделать ячейки: календарь, список, чекбокс.

Если коротко:

Выбираем ячейку — Клик правой кнопкой — Валидация данных.

В выпадающем списке выбираем тип поля Checkbox.

Задать чекбоксу пользовательские значения

По-умолчанию, чекбокс будет иметь значения TRUE / FALSE.
Но есть возможность, переопределить их.

Забегая вперед, для вывода emoji будем использовать функцию IF, где удобнее будет считать сумму «выполненных шагов».

Выбираем ячейку — Клик правой кнопкой — Валидация данных.

В попапе ставим галочку «Произвольные значения» и задаем их.

Выводим emoji в зависимости от прогресса

Разбираем на примере ячейки E2.

В ячейке формула:

=IF(SUM(B2:D2)=0,»»,IF(SUM(B2:D2)=1,»»,IF(SUM(B2:D2)=2,»»,IF(SUM(B2:D2)=3,»»))))

Используется 2 функции:

IF(условие, если да, если нет)
То есть, в первом параметре мы передаем условие, например B2 = 1.
Во втором — результат, если условие будет верным: B2 будет равняться единице.
В третьем — результат, если условие будет неверным: B2 не будет равняться единице (больше, меньше, текста — неважно, главное что не равно 1).

SUM(ячейки/значения/диапазон)
В функцию можно вносить ссылки на ячейки, просто значения и диапазоны, разделяя запятыми, если хотим просуммировать несколько элементов.
Можно чередовать, например суммировать значения ячеек, с суммой значений диапазона. Тут ограничений нет.

Разбираем наш случай:

Тут основная мысль — IF можно вкладывать внутрь IF.
Если условие сработало или не сработало — внутри можно делать еще проверки через IF(условие, если да, если нет).

Больше эмоций!

Точнее, больше размер эмоций. В ячейках с emoji размер шрифта больше, чем в других ячейках.

Выделяем строку фоном, если процесс завершен

В нашем примере, если все 3 галочки проставлены — то строка заливается зеленым фоном.

Тут срабатывает Условное форматирование.

Выделяем все ячейки документа.

Правой кнопкой — Условное форматирование.

Задано такое условие.

То есть, выбран пункт Форматировать ячейку, если Пользовательская формула =SUM($B1:$D1)=3.
Видим проверку на сумму значений диапазона с чекбоксами, если сумма равна 3, то форматирование включается.

Важный момент, чтобы выделилась вся строка, нужно использовать $ перед ссылкой на ячейку.
В нашем случае — диапазон, поэтому добавляем $ перед ссылками, которые обозначают размер диапазона.

Надеюсь этот разбор был полезен для вас!
Поделитесь с коллегами и подписывайтесь на YouTube-канал.

Источник: marketello.ru

Как использовать чекбоксы в Google Таблицах

Если вы ведете книгу в Google Таблицах для отслеживания прогресса в каких-либо действиях или ставите себе задачи на определенный период, может пригодиться использование чекбоксов. Они по умолчанию встроены в веб-сервис, нужно только активировать их через вставку. Флажки можно использовать при условном форматировании и задействовать в формулах, о чем я также расскажу в этой статье.

Добавление чекбоксов на лист

Сначала давайте остановимся на том, как в Google Таблицах добавить клетки, в которых можно устанавливать галочки. Вам не придется импортировать данные или заниматься рисованием, все уже предусмотрено разработчиками.

1. Выделите все ячейки, в которых должны быть расположены чекбоксы, затем разверните меню «Вставка».
2. В нем левой кнопкой мыши нажмите по пункту «Флажок».
3. Вы увидите, что чекбоксы появились во всех выделенных ячейках. Они могут принимать значение ИСТИНА или ЛОЖЬ, а галочки вы устанавливаете самостоятельно нажатием левой кнопкой мыши по самому квадратику.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Использование чекбоксов для условного форматирования

Допустим, вы добавили флажки в таблице напротив строк с задачами, а для наглядности хотите выделять их зеленым. Конечно, все это можно делать вручную и менять цвет заливки, но Google Таблицы поддерживают условное форматирование, которое как раз комбинируется с добавленными флажками.

1. Для начала выделите весь диапазон данных со строками, цвет которых должен меняться. Затем разверните меню «Формат».
2. В нем щелкните по строчке «Условное форматирование».
3. Еще раз убедитесь в том, что диапазон данных выбран правильно или измените его, если это понадобится. Из списка «Форматировать ячейку, если…» выберите значение «Ваша формула».
4. Теперь нужно написать саму формулу. Она имеет вид =$C2=ИСТИНА (если чекбокс находится у вас в другом столбце, не забудьте поменять C2 на номер другой ячейки). Мы закрепляем столбец при помощи константы и указываем, при каком значении цвет будет меняться. Значение ИСТИНА достигается в том случае, если вы установили галочку в чекбоксе.
5. Поменяйте цвет текста, заливки или используйте другие разновидности форматирования ячеек. Подтвердите внесение изменений, кликнув «Готово».
6. Если вы активируете флажок в одной строке, она будет форматироваться в соответствии с указанными вами настройками.

Вы можете применять условное форматирование как угодно, усложняя формулу или добавляя дополнительные условия. Все зависит только от ваших требований и навыков работы с электронными таблицами.

Использование чекбоксов в сочетании с формулами

Также разберу простой пример, как можно интегрировать добавленные флажки в формулы и считать определенные данные только при достижении условия. Вы уже знаете, что чекбокс имеет значение ИСТИНА или ЛОЖЬ, на чем и будет основана дальнейшая интеграция в формулу.

1. Я возьму функцию СУММЕСЛИ, чтобы подсчитать значение только тех ячеек, возле которых установлена галочка. Вам понадобится объявить эту или другую функцию в любой ячейке.
2. В качестве проверяемого диапазона укажите столбец с флажками.
3. Поставьте точку с запятой, введите само условие в кавычках, затем снова поставьте точку с запятой и добавьте диапазон, который будет суммироваться при достижении этого условия.
4. На скриншоте ниже вы видите, что моя формула работает, и суммируются только те ячейки, возле которых я активировал чекбокс. Вы можете сделать то же самое или использовать логические условия для других функций.

Флажки – не только удобное средство визуального оформления электронной таблицы, но и отличный инструмент для условного форматирования или интеграции с функциями. Теперь вы можете использовать новый вид вставки в своих документах и упростить взаимодействие с книгой.

• Настройка региона, времени и параметров расчетов в Google Таблицах.
• Как вставить GIF-изображение в Google Таблицах.
• Использование функций ПОДСТАВИТЬ и ЗАМЕНИТЬ в Google Таблицах.

Источник: timeweb.com