Когда задачи не выполняются, виноват часто не только тот, кто их делал, но и тот, кто ставил. Ведь от правильной постановки напрямую зависит качество и эффективность выполнения. Не приложили инструкций, не объяснили целей и ожидаемых результатов, не дали инструментов – вот у сотрудника или подрядчика и не получилось сделать все, как нужно.
Сложность еще и в том, что часто с позиции постановщика сложно оценить, какая именно информация, данные и инструменты нужны исполнителю. Первому кажется, что все очевидно, а для второго это не так. Чтобы этого избежать, можно использовать методы постановки задач, которые помогают разложить все по полочкам, не упустить ничего важного и повысить шансы на успех. В статье рассмотрим 5 таких методов с примерами.
SMART
Один из самых популярных подходов, который позволяет собрать воедино всю необходимую информацию и сформулировать задачу максимально четко и понятно. Изначально использовался для постановки целей, но подходит и для задач.
КАК БЫСТРО СДЕЛАТЬ ЧЕК ЛИСТ В ГУГЛ ДОКУМЕНТЫ
Буквы аббревиатуры обозначают критерии правильно поставленной задачи:
- Specific – конкретная;
- Measurable – измеримая;
- Achievable – достижимая;
- Relevant – значимая;
- Time bound – ограниченная во времени.
Пример. Допустим, заказчику нужно получить больше трафика из контекстной рекламы в высокий сезон – с июня по август. Для этого он ставит задачу исполнителю – подрядчику по контекстной рекламе. Чтобы она соответствовала SMART-критериям, ее можно сформулировать так:
Увеличить трафик с контекстной рекламы на 20% к 1.06.2020 за счет запуска РСЯ, Google Ads и YouTube.
В такой формулировке задача:
- конкретная – показывает, какой нужно получить результат и каким способом;
- измеримая – указан процент, на который нужно увеличить трафик;
- достижимая – учитывая, что РСЯ, Google Ads и YouTube еще даже не запускали;
- значимая – компании важно получить больше трафика в сезон, чтобы максимизировать прибыль;
- ограниченная во времени – указан срок.
TOTE
Модель ориентирована на постановку задач программистам, так как работает по принципам алгоритма, но и для взаимодействия с сотрудниками и подрядчиками других специальностей тоже подойдет. Особенно полезна для работы с новичками, так как раскладывает задачу и процесс работы над ней по полочкам.
В отличие от метода SMART, здесь буквы аббревиатуры обозначают не критерии, а главы ТЗ и отчасти этапы работы над задачей:
- Test1 – какой результат нужно получить или что конкретно сделать;
- Operation – какие действия нужно выполнить, чтобы получить результат;
- Test2 – как мы поймем, что двигаемся к результату;
- Exit – как мы поймем, что достигли результата.
Такой подход помогает исполнителю лучше понять задачу, потому что показывает, как достигнуть результата и убедиться, что получили именно то, что нужно.
Как сделать чек лист через гугл документ
Пример. Специалист по контекстной рекламе взял в помощники новичка и решил начать практику с самого простого, например с составления объявлений. Такая задача, поставленная по TOTE, может выглядеть так:
Подготовить объявления для рекламной кампании Ателье
T1: Нужно составить объявления в соответствии с согласованной с клиентом концепцией (в файле) по шаблону (прилагаю) и нашим правилам (в чек-листе). Объявления должны содержать по два заголовка, тексты, быстрые и отображаемые ссылки.
O: Чек-лист задачи:
1.
Изучить концепцию и чек-лист по созданию объявлений;
2. Скопировать в шаблон ключевые фразы и заполнить все поля для каждой;
3. Проверить объявление по чек-листу и на соответствие ограничениям Директа;
4. Согласовать результат.
T2: Чтобы не переделывать, делай все в этой последовательности.
E: Результатом будет заполненный и согласованный шаблон, готовый к загрузке в Яндекс.Директ.
HD-RW-RM
Способ позволяет дать исполнителю всю необходимую информацию, не забыв ничего важного. Отчасти пересекается со SMART, но учитывает не критерии, а информационные блоки ТЗ.
Буквы аббревиатуры обозначают разделы шаблона, по которому удобно заполнять задачу:
- Header – заголовок, отвечает на вопрос «Что нужно сделать»;
- Description – описание, погружает в контекст задачи и детали;
- Result – результат, описывает критерии, по которым будем определять, что задача выполнена;
- Way – путь, может показывать, с чего начать, или содержать четкий алгоритм с точками контроля;
- Redline – время и приоритет, выставляет сроки и показывает, насколько задача важна;
- Motivation – мотивация, объясняет, зачем результат нужен поставщику, исполнителю и другим заинтересованным сотрудникам.
Главное отличие от других методов – в блоке «Мотивация». Понимая, зачем это нужно, исполнитель может более ответственно подойти к выполнению задачи.
Пример. Небольшая команда специалистов по контекстной рекламе растет, и, чтобы масштабироваться безболезненно и поддерживать уровень качества на каждом проекте, нужно стандартизировать процессы. Руководитель ставит одному из самых опытных членов команды задачу описать процесс настройки кампании в Яндекс.Директе. Важно учесть все нюансы, ведь от четкости процессов может зависеть доход всей команды в целом и каждого специалиста в отдельности.
Поставленная по методу HD-RW-RM, задача может выглядеть так:
Стандартизировать настройку кампаний в Яндекс.Директе
Описать процесс настройки кампании в Яндекс.Директе
Нам нужно стандартизировать все процессы работы над проектами. Начать решили с настройки кампаний в Директе, так как таких задач сейчас в работе больше всего. Нужен четкий алгоритм, по которому смогут работать и опытные сотрудники, и новички.
Результатом станет пошаговая инструкция в Google Docs и чек-лист, который мы сможем прикладывать к таким задачам в таск-менеджере.
Начни со своего опыта – опиши алгоритм, по которому настраиваешь сам. Собери все моменты, в которых можно ошибиться. Потом обсуди с парой опытных ребят. Возможно, они подскажут, как сделать эффективнее какие-то этапы. Покажи 2-3 новичкам, чтобы собрать их вопросы.
Доработай и согласуем.
Время и приоритет
У задачи первый приоритет после клиентских проектов. Будет здорово, если сможем запустить работу по новому процессу через месяц, 25 июля.
Мы продолжаем расти. Этот алгоритм поможет делать кампании быстрее без потери качества и не упускать важных деталей. А значит, мы сможем взять дополнительные проекты и все вместе будем зарабатывать больше.
Задача важная, поскольку влияет на репутацию и прибыль, но сотрудник опытный, поэтому ему можно не расписывать весь процесс по шагам.
Кстати, получать больше прибыли от ведения контекстной рекламы можно не только за счет роста клиентской базы, но и с помощью партнерских программ. Например, участники партнерской программы Click.ru получают до 18% от рекламного оборота клиентов.
CLEAR
Методику разработал канадский бизнес-тренер и гребец Адам Крик в качестве альтернативы модели SMART. В отличие от нее, CLEAR позволяет ставить более гибкие задачи, которые могут изменяться в зависимости от обстоятельств.
Буквы аббревиатуры обозначают критерии, которым должна соответствовать правильно поставленная задача:
- Collaborative – командная, мотивирует сотрудников работать вместе;
- Limited – ограниченная, по аналогии со SMART – достижимая и ограниченная во времени;
- Emotional – эмоциональная, интересна исполнителям;
- Approachable – доступная, можно разбить на мелкие подзадачи;
- Refinable – гибкая, может изменяться в процессе выполнения.
Первый критерий подразумевает, что метод лучше использовать, когда нужно поставить задачу нескольким сотрудникам или группе исполнителей, иначе в нем теряется смысл.
Пример. Системы контекстной рекламы регулярно выпускают обновления и новые инструменты. Чтобы оставаться в тренде и не растерять клиентов, в отделе контекстной рекламы решили поставить регулярную задачу для всех специалистов: ежемесячно изучать обновления, проверять, на каких проектах они могут быть полезны, и направлять предложения по оптимизации клиентам.
Вот как можно сформулировать эту задачу по CLEAR:
Направлять клиентам предложения по подключению новых инструментов рекламных систем до 10 числа каждого месяца.
Так она соответствует методике:
- командная – задачу поставили всему отделу, сотрудники могут помочь друг другу разобраться в обновлениях и составить предложения;
- ограниченная – она достижима и имеет сроки (до 10 числа);
- эмоциональная – выходит за рамки стандартных процессов и позволяет проявить свои навыки и знания в маркетинге;
- доступная – можно разбить на подзадачи: изучить обновления, проанализировать проекты в работе и т. д.;
- гибкая – в один месяц Яндекс.Директ выпускает обновления одно за другим, в другой – едва меняет что-то по мелочи.
FAST
Еще одна альтернатива методу SMART, разработанная Массачусетским технологическим институтом. Эта методика также ориентирована на командную работу и амбиции исполнителей, поэтому вряд ли подойдет для рядовых задач вроде сбора семантики или анализа площадок в РСЯ.
Так же как в SMART и CLEAR, буквы аббревиатуры обозначают критерии задачи:
- Frequently discussed – часто обсуждаемая, о задаче в команде постоянно говорят, чтобы не упустить ее из виду;
- Ambitious – амбициозная, выполнимая, но не слишком легкая, чтобы могла вдохновить исполнителей на достижение большего;
- Specific – конкретная, по аналогии со SMART;
- Transparent – прозрачная, сама задача и цель, для достижения которой ее нужно сделать, видны всей команде.
Методика помогает ставить и работать с важными для компании или проекта задачами так, чтобы они оставались в фокусе и выполнялись качественно.
Пример. В агентстве решили повысить уровень клиентского сервиса за счет более прозрачных и понятных отчетов по контекстной рекламе. Перед отделом стоит глобальная задача: подобрать подходящий инструмент и перенести в него всю клиентскую отчетность.
По FAST задачу можно сформулировать так:
Подобрать и внедрить до 1 июня систему визуализации данных с возможностью строить динамические отчеты по контекстной рекламе, чтобы сделать отчетность быстрее для специалистов и понятнее для клиентов.
Пройдемся по критериям:
- часто обсуждаемая – задача затрагивает всех сотрудников отдела, поэтому ее будут обсуждать;
- амбициозная – она непростая, потому что глобальная, но выполнима;
- конкретная – показывает какой нужно получить результат (динамические отчеты в системе визуализации данных);
- прозрачная – всем сотрудникам понятно, что сделать (подобрать и внедрить) и зачем это нужно (ускорить процессы и сделать отчеты понятнее).
7 полезных инструментов для постановки задач
Выбрать какой-то один метод и оттачивать его или использовать разные способы для постановки задач разной сложности сотрудникам разного уровня – решать вам. В любом случае все задачи нужно где-то фиксировать. Поэтому делимся подборкой таск-менеджеров, в которых можно ставить задачи по любой из этих методологий. Выбирайте, исходя из потребностей и размеров вашей команды:
- Блог компании Click.ru
- Управление проектами
- GTD
- Управление персоналом
Источник: habr.com
How to Create a Checklist in Google Docs
Printing a checklist so that you can mark completed items is fine. But if you prefer a digital method, want to include checklists in your documents, and even share them with others, Google Docs has you covered.
With a recent Google Docs update, you can now create and mark off your list items with a built-in checklist tool. This means no more using squares instead of bullets, no more printing, and no more extra steps when you want a checklist in Google Docs .
Create a Checklist in Google Docs
The checklist feature in Google Docs works just like the other list options. You can start off your list from scratch or convert an existing list of items or text to a checklist. Currently, the checklist feature is only available in Google Docs online.
Start a New Checklist
When you have a list of items in mind, you can start typing them in after clicking the Checklist button in the toolbar.
Enter your first item next to the checkbox, hit Enter or Return, and then type your next item. Again, this works just like a numbered or bulleted list in Google Docs.
Convert an Existing List or Text
If you already have a list of items in your document, you can convert it to a checklist easily. And it doesn’t matter if the text is formatted as a different type of list or not.
Select the items that you want to convert to a checklist and then click the Checklist button in the toolbar.
Your items are instantly transformed into a checklist.
Convert a Single List Item
You might have a list that you want to keep numbered or bulleted, but you want to make just one of those items a checklist item.
Click the numbers or bullets in your existing list. This will select them all.
Then, click only the number or bullet for the item that you want to convert. This will select only that one.
Right-click and choose the checkbox from the shortcut menu.
And that’s all there is to converting a single list item to a checklist item!
Create a Multilevel Checklist
Many times, tasks on our lists include subtasks. You’ll be happy to hear that this is just as easy with the Google Docs checklist feature.
You can simply indent to create a multilevel list or just one subtask. Move your cursor to the checklist item that you want to indent. Then, either press Tab or click “Increase Indent” in the toolbar.
Note: If you create a multilevel checklist, you’ll still need to check the box to mark off the parent item when the child items are complete.
Check Off Your List Items
As you would expect, the checklist feature in Google Docs works simply. Check a box to mark the item off your list. Also, you can uncheck a box to mark a completed item incomplete again if needed.
Google plans to upgrade the Docs checklist feature so that you can assign list items to others and have them display in Google Tasks. Be sure to check back with How-To Geek for this future feature!
Источник: www.thefastcode.com
Чек лист google docs
Пожалуйста, обратите внимание: создать чек-лист и внести в него изменения может только администратор или менеджер проекта.
Создание чек-листа происходит в два этапа. На первом этапе вы определяете структуру вашего чек-листа и задаете его основные характеристики, а на втором заполняете его поля, перечисляя необходимые вам проверки. После этого вы можете внести в созданный бланк необходимую информацию – перечень проверок и т.п.
Определение структуры чек-листа и задание его основных характеристик
Для создания чек-листа вы можете воспользоваться формой Создание нового чек-листа. Чтобы открыть форму выполните одно из следующих действий:
- Перейти на страницу Список чек-листов, нажав на пиктограмму в меню:
- Затем нажать на кнопку Создать чек-лист на панели управления:
- Выберите пункт Создать чек-лист в дополнительном меню, доступном при щелчке левой кнопкой мыши на значке в виде черного треугольника, расположенного рядом с названием папки проекта (страница Список чек-листов → папка проекта → пункт Создать чек-лист в дополнительном меню)
Пожалуйста, обратите внимание: вы можете группировать чек-листы, создавая папки, в главной папке вашего проекта. При этом вы можете переместить в папку уже созданный чек-лист или сразу создать его в папке, выбрав пункт Создать чек-лист в дополнительным меню, расположенным в заголовке папки.
Некоторые поля формы являются обязательными для заполнения, другие обязательными не являются и могут при необходимости быть заполнены позднее.
При заполнении некоторых текстовых полей формы вы можете воспользоваться возможностями Textile-форматирования.
Поля формы Создание нового чек-листа и правила их заполнения
Поле «Название» — обязательное поле, позволяет присвоить чек-листу любое имя, длина которого не превышает 100 символов:
Поле «Аббревиатура» — обязательное поле, позволяющее присвоить чек-листу уникальный в рамках проекта идентификатор:
Пожалуйста, обратите внимание: каждому пункту (тесту) чек-листа автоматически присваивается код, состоящий из аббревиатуры чек-листа и порядкового номера пункта. Этот код может быть использован для идентификации каждого теста.
Для того, чтобы можно было легко отличить номер теста от аббревиатуры чек-листа, мы исключили возможность вносить в аббревиатуру цифры.
Поле «Описание» — необязательное поле, позволяет дать чек-листу характеристику, длина которой не превышает 255 символов. В этом поле вы можете использовать Textile-форматирование и ссылки на полезные источники информации:
Комбо-бокс «Регулярность прохождения» — необязательное поле, определяет, требуется ли контролировать срок выполнения регрессионного тестирования и частоту его выполнения для создаваемого чек-листа. Если вы используете автоматическое планирование тестирования на основе итераций, то в тест-план будут попадать задачи исходя из требуемой регулярности проведения тестирования:
- «Не определена» — значение по умолчанию, при выборе этого значения система не будет отслеживать срок выполнения регрессионного тестирования.
- «Каждый день», «Раз в 3 дня», «Раз в неделю», «Раз в 2 недели», «Раз в месяц» — при выборе одного из этих значений система автоматически рассчитает необходимость повторения регрессионного тестирования. Если оно не было проведено вовремя, чек-лист будет отмечен как требующий запуска – в списке чек-листов его название будет выделено красным цветом.
Комбо-бокс «Тип чек-листа» — обязательное поле, определяет структурный состав создаваемого чек-листа.
- «Проверки и результаты» — значение по умолчанию, при выборе этого значения в создаваемом чек-листе кроме столбца Проверка будет присутствовать столбец Ожидаемый результат.
- «Перечень проверок» — при выборе этого значения в создаваемом чек-листе будет присутствовать только столбец Проверка, столбец Ожидаемый результат будет скрыт.
Пожалуйста, обратите внимание: вы в любой момент можете изменить тип чек-листа, воспользовавшись функцией Редактирование чек-листа. При этом данные, введенные в поля столбца Ожидаемый результат не потеряются при изменении, и вы снова сможете воспользоваться ими, вернувшись к соответствующему типу чек-листа.
Чек-бокс «Использовать теги для тестов» — по умолчанию не заполнен, определяет структурный состав создаваемого чек-листа:
Теги позволяют фильтровать тесты при выполнении чек-листов и просмотре результатов. Дополнительный столбец занимает полезное место, поэтому выбирайте их только если планируете использовать.
Пожалуйста, обратите внимание: вы в любой момент можете включить или исключить столбец Теги из состава чек-листа, воспользовавшись функцией Редактирование чек-листа. При этом данные, введенные в поля столбца Теги не потеряются при изменении, и вы снова сможете воспользоваться ими, вернувшись к соответствующей структуре чек-листа.
Трудозатратность — данный параметр показывает, сколько целых часов необходимо на выполнение этого чек-листа. Впоследствии вы сможете использовать это значение при автоматическом планировании затрат на тестирование:
В итоге. После заполнения всех обязательных полей формы и подтверждения вашего желания создать чек-лист форма закроется, и вы увидите название нового чек-листа в папке проекта:
Теперь вы можете приступить к внесению вручную в чек-лист необходимых вам данных (непосредственно тестов).
Другой способ добавления заключается в импорте необходимых тестов. Вы можете сделать это как при создании чек-листа, так и при его редактировании. Для импорта тестов при создании чек-листа скопируйте таблицу с двумя колонками: Проверки и Результаты из таблицы Excel или Google Doc в поле импорт тестов в форме создания чек-листа. Вы можете скопировать только одну колонку, все записи будут размещены в колонке Проверки.
Скопированные тесты появятся в вашем чек-листе.
Источник: chlist.sitechco.ru